Hội thảo quốc tế đầu tiên là cột mốc đáng nhớ và cũng đáng lo. Có hai phần cần chuẩn bị, và phần thứ hai thường bị bỏ qua.
Chuẩn bị bài trình bày
- Rút gọn không thương tiếc. Mười lăm phút là rất ngắn. Chọn một thông điệp chính và bỏ mọi thứ không phục vụ nó.
- Slide ít chữ, hình lớn. Người nghe không phải người bản ngữ của mọi ngôn ngữ, và slide đơn giản giúp mọi người theo được.
- Tập nói thành tiếng nhiều lần. Với ngôn ngữ thứ hai, việc này quan trọng gấp đôi — bạn cần các câu chuyển tiếp trở nên tự động.
- Chuẩn bị câu mở đầu và câu kết thuộc lòng. Hai chỗ dễ luống cuống nhất; có sẵn giúp bạn vào nhịp.
- Nói chậm hơn bạn nghĩ là cần. Người nghe từ nhiều nước cần thời gian bắt kịp giọng của bạn.
Phần hỏi đáp bằng ngoại ngữ
Đây là phần lo nhất của hầu hết mọi người. Vài cách xử lý:
- Nếu không nghe rõ, nhờ nhắc lại. Câu xin lỗi, anh chị nhắc lại giúp tôi được không hoàn toàn bình thường và không ai đánh giá gì.
- Nhắc lại câu hỏi bằng lời của mình trước khi trả lời. Vừa xác nhận hiểu đúng, vừa cho bạn vài giây.
- Trả lời ngắn. Câu ngắn ít rủi ro hơn câu dài phức tạp.
- Chuẩn bị trước cho ba câu bạn đoán sẽ bị hỏi, kể cả cách diễn đạt.
- Nếu thực sự bí, hãy nói bạn muốn trao đổi thêm sau phiên. Đây là cách xử lý hợp lệ và thường dẫn tới cuộc trò chuyện có ích hơn.
Phần khó hơn: giữa các phiên
Giờ nghỉ giải lao là lúc phần lớn giá trị của hội thảo diễn ra, và cũng là lúc người lần đầu đi thấy lạc lõng nhất.
Vài cách vào cuộc:
- Đi cùng người trong nhóm ở lần đầu, để họ giới thiệu bạn với người khác.
- Tiếp cận người vừa trình bày với một câu hỏi cụ thể về bài của họ. Đây là cách mở đầu tự nhiên nhất và không cần lý do gì khác.
- Đứng ở khu vực áp phích. Không khí ở đó dễ chịu hơn và mọi người ở đó để nói chuyện.
- Chuẩn bị một câu giới thiệu ngắn về mình — bạn là ai, làm gì. Bạn sẽ dùng nó nhiều lần trong ngày.
Vài việc thực tế
- Xem chương trình trước và đánh dấu những phiên đáng đi. Không cần đi hết.
- Ghi lại tên và nội dung trao đổi ngay sau mỗi cuộc nói chuyện. Sau ba ngày bạn sẽ không nhớ được.
- Gửi thư theo dõi trong vòng một tuần cho những người bạn muốn giữ liên lạc.
- Nghỉ khi cần. Nghe và nói ngoại ngữ cả ngày rất mệt; về phòng nghỉ một tiếng không phải lãng phí.
Về mặt tâm lý
Cảm giác mọi người đều giỏi hơn và tự tin hơn mình rất phổ biến ở lần đầu. Thực tế, phần lớn người trong phòng cũng đang lo về bài của họ, và nhiều người trong số đó cũng không nói tiếng Anh bản ngữ.
Còn về chất lượng khoa học: bạn được nhận vào chương trình vì công trình của bạn đủ tốt. Điều đó không phụ thuộc vào việc bạn phát âm thế nào.
Nếu chưa có điều kiện đi
Nhiều hội thảo có phiên trực tuyến hoặc nhận báo cáo từ xa. Đây là cách bắt đầu với chi phí thấp hơn nhiều, và kinh nghiệm trình bày vẫn có giá trị.
Câu hỏi thường gặp
Nên chuẩn bị gì cho bài trình bày ở hội thảo quốc tế?
Rút gọn còn một thông điệp chính, slide ít chữ hình lớn, tập nói thành tiếng nhiều lần, thuộc lòng câu mở đầu và câu kết, và nói chậm hơn bạn nghĩ là cần.
Không nghe rõ câu hỏi thì làm sao?
Nhờ nhắc lại — điều này hoàn toàn bình thường. Sau đó nhắc lại câu hỏi bằng lời của mình trước khi trả lời để xác nhận hiểu đúng.
Làm sao bắt chuyện trong giờ nghỉ giải lao?
Tiếp cận người vừa trình bày với một câu hỏi cụ thể về bài của họ, hoặc đứng ở khu vực áp phích nơi mọi người có mặt để nói chuyện.
Sau hội thảo nên làm gì?
Ghi lại tên và nội dung trao đổi ngay sau mỗi cuộc nói chuyện, và gửi thư theo dõi trong vòng một tuần cho những người muốn giữ liên lạc.
Chưa có điều kiện đi hội thảo quốc tế thì sao?
Nhiều hội thảo có phiên trực tuyến hoặc nhận báo cáo từ xa, đây là cách bắt đầu với chi phí thấp hơn mà kinh nghiệm trình bày vẫn có giá trị.